업무를 넘겼는데 질문이 계속 돌아오는 경우가 있습니다. 자료는 보냈지만 무엇을 확인해야 하는지, 어디까지 결정되었는지 빠져 있기 때문입니다. 전달할 내용을 조금만 정리하면 받은 사람도 바로 작업을 시작할 수 있습니다.
무엇을 해주면 되는지 구체적으로 적으세요.
“한번 봐주세요”보다 “세 가지 시작 화면의 안내 문구가 정확한지 확인해 주세요”가 답하기 쉽습니다. 검토할 대상과 원하는 결과가 드러나기 때문입니다.
작업이 끝나면 어떤 상태여야 하는지 적어보세요. 누가 사용할 결과물인지, 이번에 꼭 결정해야 할 것은 무엇인지 알려주면 판단하는 데 도움이 됩니다.
결정된 내용과 질문을 구분하세요.
이미 확정한 사항과 아직 의견이 필요한 부분을 섞어 보내면 받은 사람은 어디부터 살펴봐야 할지 알기 어렵습니다. 결정된 내용은 짧게 요약하고, 답이 필요한 질문은 따로 적으세요.
대화 전체를 복사하는 대신 필요한 자료의 위치를 알려주세요. 이전 논의를 모두 읽게 하기보다, 이번 업무에 필요한 내용을 먼저 볼 수 있게 정리하는 편이 좋습니다.
어디까지 하면 끝인지 맞춰보세요.
완료 기준과 담당자를 정하고, 최종 결정이 필요한 경우 누구에게 확인받아야 하는지도 적으세요. 작업 결과를 어디에 남길지까지 정하면 마무리 여부를 다시 묻지 않아도 됩니다.
같은 방식으로 몇 번 업무를 주고받은 뒤에는 어떤 정보가 부족했고 무엇은 필요 없었는지 확인해 보세요. 팀이 실제로 쓰는 내용만 남기면 전달하기도 한결 편해집니다.