업무 노트에 모든 대화를 옮겨 적을 필요는 없습니다. 나중에 읽는 사람이 무엇을 결정했고 왜 그렇게 했는지, 아직 확인할 내용은 무엇인지 알 수 있으면 됩니다.
결정한 내용을 먼저 보여주세요.
노트 첫머리에 현재 상태와 결정 사항, 답이 필요한 질문을 정리하세요. 자세한 논의 과정은 그 아래에 두면 됩니다. 시간이 없는 팀원도 요약을 보고 필요한 내용을 빠르게 확인할 수 있습니다.
결정의 이유가 중요하다면 한두 문장으로 덧붙이세요. 결론만 남길 때보다 같은 문제를 다시 논의하는 일이 줄어듭니다.
관련 업무를 함께 적어두세요.
노트에서 이어지는 할 일이 있다면 해당 업무와 담당자를 적으세요. 반대로 업무에서도 관련 노트를 찾을 수 있게 해두면 같은 설명을 반복해서 쓰지 않아도 됩니다.
자료를 여러 곳에 복사해 두면 어느 것이 최신인지 알기 어려워집니다. 필요한 내용을 담은 기록 하나를 정하고, 다른 곳에서는 그 기록을 참고하도록 정리해 보세요.
바뀐 결정은 노트에도 반영하세요.
확정된 내용과 아직 검토 중인 내용을 구분해 두세요. 계획이 달라졌다면 이전 문장을 그대로 두기보다 현재 결정을 반영하고, 바뀐 이유를 짧게 남기는 편이 읽기 쉽습니다.
노트가 길어지면 오래된 내용은 별도로 정리하세요. 처음 작성한 사람만 이해하는 기록보다, 지금 일을 시작할 사람에게 필요한 기록을 남기세요.