보드에 카드가 많다고 업무가 잘 정리된 것은 아닙니다. 팀원이 보드를 열었을 때 지금 무엇을 해야 하는지 알 수 있어야 합니다. 단계를 나누는 기준과 카드 제목부터 살펴보세요.
업무 상태는 적게, 기준은 분명하게.
비슷한 단계가 많으면 어디에 카드를 놓을지 고민하게 됩니다. 각 상태가 무엇을 뜻하는지 팀원들이 같은 기준으로 이해하고 있는지 확인해 보세요. 구분하기 어려운 단계는 합쳐도 좋습니다.
답변이나 결정을 기다리는 업무는 이유를 함께 적으세요. “진행 중”으로만 표시하기보다 누구의 확인이 필요한지 적어두면 다음에 할 일을 정하기 쉽습니다.
제목만 읽어도 할 일을 알 수 있게.
“홈페이지”라고만 적힌 카드는 무엇을 해야 하는지 알 수 없습니다. “홈페이지 기획안 검토하기”처럼 작업을 구체적으로 적으면 담당자도 완료 여부를 판단하기 쉽습니다.
하나의 카드에 여러 작업을 넣었다면 나눌 필요가 있는지 살펴보세요. 담당자나 완료 시점이 서로 다르다면 별도 업무로 관리하는 편이 편할 수 있습니다.
정기적으로 보드를 함께 확인하세요.
진행 상황을 나열하기보다 막힌 업무, 필요한 결정, 바뀐 일정부터 이야기해 보세요. 대화 중에 정한 내용은 보드에도 바로 반영해야 나중에 확인하는 사람이 혼동하지 않습니다.
쓰지 않는 분류나 비슷한 단계가 늘었다면 줄여보세요. 보드를 관리하는 데 많은 시간이 든다면, 지금 팀에 필요한 정보가 무엇인지 다시 살펴볼 때입니다.